Sejemski nastop ni končan v trenutku zapiranja sejemske manifestacije, ampak nas čaka še kar obsežen » follow-up« – ohranitev in nadaljevanje vzpostavljenih stikov ter samoanaliza sejemskega nastopa, ki je nujna za načrtovanje novih predstavitev.
Obveščanje javnosti
Obvestiti moramo splošno in medijsko javnost. To naredimo s sporočili za javnost, opremljenimi tudi z zanimivimi posnetki s sejma, izjavami obiskovalcev in razstavljalcev ter s konkretnimi številkami, še posebno, če se imamo s čim pohvaliti.
Strokovni in poslovni javnosti (tudi poslovnim partnerjem, ki nas niso obiskali, pa »sopotnikom«) pošljemo nekoliko drugačna sporočila z drugimi poudarki, najbolje kar po elektronski pošti.
Na domači spletni strani objavimo reportažno poročilo o uspešni predstavitvi.
Zahvale
Zahvaliti se je potrebno za obisk vsem pomembnejšim gostom na stojnici (če imamo njihove kontaktne podatke, seveda!). Zahvalo je po potrebi pametno dopolniti z vprašanjem o morebitnih potrebnih gradivih, dodatnih pojasnilih ipd. Kadar gradiv še ni, povprašamo oziroma si pridržimo dovoljenje za kasnejše pošiljanje in kontaktiranje.
Posebej se zahvalimo za obiske vsem medijskim predstavnikom in jih prosimo, če lahko na lastni spretni strani objavimo prispevek, povzetek ali vsaj link na prispevek.
Nadaljevanje stikov
Najmanjši cilj sejemske predstavitve je vzpostavitev novih stikov na način, da se dogovorimo oziroma »vsilimo« nadaljevanje stikov – bodisi osebno, da se dogovorimo za obisk ali sestanek, bodisi telefonsko ali po drugih kanalih.
Vsem, ki so želeli dodatna gradiva, pojasnila, podatke, informacije ipd., te posredujemo v prvem tednu po sejmu, dokler so aktualne (praviloma v treh dneh), sicer začne stik bledeti in potencialni kupec bi se lahko ”ohladil”, pridobival konkurenčne ponudbe in podobno. S hitrim in proaktivnim delom bomo pokazali tudi našo zanesljivost in profesionalnost. Potencialnim kupcem bomo dali vedeti, da se na nas lahko zanesejo.
Kadar menimo, da smo imeli uspešno predstavitev, lahko obiskovalce tudi prosimo za izpolnitev kratkega anketnega vprašalnika o naši predstavitvi in o njihovem zadovoljstvu s podrobnostmi ter s predstavitvijo v celoti / morda tudi o namerah za razvoj posla z nami. Pošiljanje vprašalnikov izkoristimo tudi za telefonsko kontaktiranje s potencialnimi kupci – obiskovalci sejma. Dobljene izpolnjene vprašalnike uporabimo za dopolnitev in primerjavo samoocene naše sejemske predstavitve.
Baze podatkov
V obstoječe relacijske baze kontaktov vnesemo vizitke, kontaktne podatke iz srečanj, zapiske itd., ter jih opremimo z opombami, datumi, dogovori, željami, nakupnim potencialom, roki ipd.
Podatke po možnosti tudi rangiramo glede na verjetnost sklenitve posla.
Merljiva uspešnost
Sejemska predstavitev ima lahko konkretne, merljive cilje, o katerih doseganju zberemo podatke in jih analiziramo takoj po zaključku. To so lahko:
- Število obiskovalcev na stojnici (po predhodno dogovorjenem načinu spremljanja obiskov).
- Razlogi za obisk (osebno povabilo, oglaševanje prisotnosti, medijsko pokrivanje, naključje, …).
- Število opravljenih pogovorov (rangirano po: ne-kupci, potencialni kupci, aktualni kupci in bivši kupci).
- Število pridobljenih kontaktnih podatkov po skupinah in po celovitosti (vizitka, zgolj e-mail, telefon).
- Število danih ponudb med sejmom in neposredno po sejmu.
- Število in vrednost zaključenih (realiziranih) poslov na sejmu.
- Število in vrednost pričakovanih poslov v roku enega meseca, naslednjih treh, šestih in dvanajstih mesecev – prodajni lijak.
Če na sejmih nastopamo večkrat, lahko medsebojno primerjamo ‘izplen’ sejmov. Vsekakor moramo ovrednotiti prodajni izplen v primerjavi s celotnimi stroški sejemske predstavitve.
Samoocena
Neposredno po sejmu – najkasneje v roku treh dni, ko so vtisi še sveži – vse osebje izpolni vprašalnik o uspešnosti našega nastopa. Namen vprašalnika v osnovi ni iskanje krivcev (čeprav jih lahko tudi najdemo) in njihovo kaznovanje, ampak samokritična ocena dela ter odkrivanje pomanjkljivosti predstavitve, da bi se jim v prihodnje s primernim načrtovanjem in izvedbo lahko izognili oziroma izboljšali naš nastop.
Naš standardni vprašalnik, ki ga je seveda moč prilagoditi na dejavnost naročnika in vrsto sejma, ima preko 40 trditev, pri katerih anketiranci označijo stopnjo strinjanja na sedemmestni Likertovi lestvici. Anketirancem moramo zagotoviti anonimnost in individualno izpolnjevanje. Če se pojavi izrazita problematika, skušamo vzroke in posledice odkrivati v okviru fokusne skupine celotnega osebja, ali z ‘1 na 1’ intervjuji.
Ocena uspešnosti nastopa
Končna ocena je sestavljena iz ugotovitev raziskave med obiskovalci, doseganja merljivih ciljev in povzetka samoocene osebja.
Na podlagi končne ocene se odločamo za nadaljnje sejemske nastope.
