Sestanki so ena izmed nujnih aktivnosti v vsakem podjetju. Namenjeni so odločanju, iskanju idej, poročanju, usklajevanju,…
Covid-19 epidemija je povzročila, da se je velika večina sestankov od danes na jutri preselila v virtualno obliko kot posledica dela od doma. Sestanke torej vsekakor v podjetjih potrebujemo. Vprašanje pa je, kako učinkoviti so res naši sestanki in koliko nas neučinkovitost sestankov stane?
Koliko ur na teden preživite na sestankih?
Čas, ki ga namenjamo za sestanke (virtualne in v živo) se iz leta v leto povečuje – v času Covid-19 epidemije se je na primer povprečno število sestankov povečalo za skoraj 13%1, s tem da naj bil bila kar ena tretjina sestankov po ocenah zaposlenih neučinkovita.
Sestanki vplivajo tudi na občutek sreče in splošno zadovoljstvo na delovnem mestu. Kljub temu da so namenjeni povezovanju, vzdrževanju odnosov in izboljšanju komunikacije, pa neučinkoviti sestanki na komunikacijo in sodelovanje vplivajo ravno nasprotno, saj jih doživljamo kot stresne.
Kdaj pa je sestanek dejansko neučinkovit?
Kadar ne dosežemo cilja oz. namena, s katerim je bil sestanek sklican. Razlogov za to je seveda več. Na sestankih se npr. dogaja, da vnaprej sploh ni postavljene agende, tudi sam namen sestanka je precej meglen in brez cilja. Namesto, da bi bili sestanki kratki, včasih trajajo več kot uro in pol in na koncu se nihče več ne spomni, o čem smo se pogovarjali na začetku. Sestanka nihče ne vodi, poleg tega pa je na sestanku prisotnih preveč ljudi, med njimi tudi takšni, ki dejansko sploh ne vedo, zakaj na sestanku so – posledično so ti ljudje pasivni. Tisti, ki so že po naravi bolj glasni, seveda tudi več govorijo na sestankih. Ko pa je čas za odločanje, je le to zelo ozko – ali je predlagana rešitev sprejeta ali ne?
Če povzamemo: sestanki so slabo vodeni, prepogosti in izven vnaprej določenih časovnih okvirjev. To vodi v izgube pri produktivnosti, sodelovanju in dobremu počutju zaposlenih. In posledično močno vpliva na naše odločanje. Odločitve, ker se odločamo po principu Da ali Ne, se pogosto izkažejo za slabše. Naše odločanje in odločitve so boljše, če se odločamo med alternativami, torej med več rešitvami, idejami ali predlogi3.
Kaj vse vpliva na učinkovitost sestankov?
Če so naši sestanki takšni, kot je opisano v prejšnjem odstavku, zakaj jih enostavno ne izboljšamo? Zato, ker ljudje nismo tako racionalni, kot mislimo, da smo, ampak na naše delovanje, razmišljanje in odločanje vpliva še cel kup nezavednih in zavednih dejavnikov. Nezavedni dejavniki so lahko naše pristranskosti in prepričanja. Tako Efekt sidranja4 povzroči, da ob prvi ideji naše mišljenje “zasidramo” na to idejo in posledično težje najdemo alternative.
Halo efekt pride do izraza, ko avtomatično zavrnemo določen predlog ali idejo, samo zato, ker nam ni všeč, kdo je idejo podal. Po uri in pol se spomnimo samo prve in zadnje ideje, vmesnih pa ne zaradi načina, kako deluje naš spomin. Potrditvena pristranskost pa nas “sili”, da za svoje ideje iščemo potrditve in zanemarimo dejastva, ki kažejo, da mogoče nimamo prav. Potrebno je omeniti tudi psihološko varnost. V timih, kjer je psihološka varnost visoka, se člani ekipe počutijo sprejete, spoštovane, upajo si tvegati, delajo napake in si upajo biti drugačni brez skrbi, da bi bili zaradi tega izločeni iz skupine2. Če je psihološka varnost nizka, je velika verjetnost, da bodo zaposleni na sestankih počakali, da najprej mnenje poda najbolje plačana oseba v sobi oz. oseba, ki ima največji vpliv, nato pa bodo svoje mnenje prilagodili njihovemu. Tako se izgublja na kreativnosti in tudi na kakovosti idej. Če zaposlene skrbi, kaj si bodo o njem/njej mislili ostali v skupini, si enostavno ne upa tvegati z idejo.
So sestanki sploh lahko bolj učinkoviti?
Na srečo je odgovor DA. Voditelji delavnic, facilitatorji, uporabljamo kar nekaj tehnik, da je vpliv nezavednih pristranskosti manjši oziroma, da zagotovimo varen prostor za vse ideje. Nekaj res osnovnih vodil je:
- Ali je sestanek res nujen? Kako nujno je, da se res vsi zberete ob določeni uri? Poskusite si odgovoriti, koliko vas tak sestanek stane – če pogledate koliko stane ura zaposlenega, hitro pridete do velikih zneskov, ki bi lahko bili bolj smotrno uporabljeni drugje.
- Vsak sestanek ima točno določen namen, cilj in agendo.
- Sestanek naj bo vedno voden s strani ene osebe, lahko je to sklicatelj. Vedno več podjetij se odloča za zunanje facilitatorje.
- Sestanki naj bodo časovno kratki, če se le da 30-minutni ali pa največ 45-minutni.
- Kdo mora res biti prisoten na sestanku in kdo je potem lahko samo obveščen o odločitvi?
- Pogovor vizualiziramo, ideje zapisujemo na post-it listke in tako potek sestanka postane bolj oprijemljiv. Hkrati pa ne izgubljamo idej.
Eden izmed precej učinkovitih načinov pa je, da minimaliziramo diskusije, odprte debate in se odločimo za sestanke, ki so bolj strukturirani, vodeni in domišljeni glede na cilj. Poudarjam, da je pomembno, da zagotovimo enake pogoje za aktivno sodelovanje za vse udeežence. Če je potrebno, naj del sestanka poteka v tišini, da vsak udeleženec najprej sam razmisli o idejah. Če se odločimo za pogovor, uporabimo katero izmed tehnik, kjer ima vsak udeleženec na voljo enak čas za aktivno udeležbo. Tako ne prihaja do situacij, da največ govori najbolj glasna ali pa najbolje plačana oseba v sobi. Na ta način upravljamo s socialnim vplivom skupine in dejansko damo možnost, da so izbrane najboljše ideje neodvisno od tega, kdo je idejo podal.
Ena izmed bolj zanimivih tehnik, ki nagovarja konformnost v skupini pa je t.i. “Hudičev advokat”.
To je oseba, ki je na sestanku zadolžena, da išče argumente proti idejam. Čeprav se na prvi pogled zdi to kontraproduktivno, pomaga pri generiranju idej, poleg tega pa si tudi ostali udeleženci upajo spregovoriti, če se z določeno idejo, rešitvijo ne strinjamo. Na ta način lažje pridemo do alternativ med katerimi se nato odločamo in posledično izboljšamo naše odločitve.
Kot facilitatorka seveda zagovarjam, da čim več sestankov spremenite v vodene in strukturirane delavnice in čim manj stvari prepustite naključjem.
Nina Pozderec
Literatura:
- Baer, D. in De Luce, I. (2019). $37 billion are lost every year on these 12 meeting mistakes. Business Insider, pretočeno dne 2.11.2021 iz https://www.businessinsider.com/37-billion-is-lost-every-year-on-these-meeting-mistakes-2014-4
- Edmundson, A. C. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Boston: Wiley.
- Heath, C. in Heath, D. (2013). Decisive: How to Make Better Choices in Life and Work. New York: Crown Publishing Group.
- Kahneman, D. (2011). Thinking, fast and slow. New York: Farrar, Straus and Giroux.
